fbpx Com organitzar un esdeveniment - Factors a tenir en compte: Objectiu i temps de preparació. | Agrupació A.M.I.C.S. Vés al contingut
 Com organitzar un esdeveniment - Factors a tenir en compte: Objectiu i temps de preparació.
Posted: September 12, 2019 By: amics Categories:  Esdeveniments realitzats Comentari:  0

Cada vegada és més freqüent organitzar esdeveniments propis sense la necessitat de tercers. Gràcies a Internet, avui dia, pots trobar tot el que necessites perquè el teu esdeveniment sigui tot un èxit i, a més, contrastar diferents pressupostos estalviant-te els costos de gestió. 

Nosaltres som un d'aquests portals en els quals pots trobar tot el necessari perquè qualsevol esdeveniment surti a la perfecció; en aquest post trobaràs tot el que has de saber per a organitzar un esdeveniment d'èxit. 

Els principals factors a tenir en compte en organitzar un esdeveniment són: Objectiu, temps de preparació, època de l'any, durada i públic. En aquest post trobaràs definits els dos primers elements, també pots llegir els factors tenir en compte per a l'organització d'un esdeveniment segons estació i public.

Comencem per l'objectiu. Si el teu esdeveniment és unes casament o un aniversari, l'objectiu és clar: Fer gaudir al públic, no obstant això, per a triar bé les accions que es duran a terme, hauràs de definir un objectiu (o dos) que siguin l'eix central de l'esdeveniment. 

Per exemple: Si vols que les teves noces siguin d'aquelles inoblidables en les quals tothom es porti un bonic record, el teu objectiu serà aconseguir la màxima implicació per part dels assistents; en aquests casos et recomanem realitzar 3 o 4 activitats en les quals el públic hagi d'interaccionar amb un element: això pot ser un arbre de petjades, un quadern de records, un àlbum de fotos instantànies… 

Si, per contra,  cerques fer de les teves noces una macrofiesta on tots els assistents es deixin la pell; el teu objectiu serà: Fer que el major número de gent s'uneixi a la pista. Per a això serà imprescindible una bona elecció de la música, els sistemes de so, fins i tot la presència d'algun actor o speaker que animi al personal. 

Temps de preparació: El factor més rellevant perquè un esdeveniment surti a la perfecció. Els esdeveniments que s'organitzen amb més d'un any de preparació sempre tenen garanties d'èxit, a més d'aconseguir millors preus, si tens una data clara el millor és que comencis per fer un brainstorming d'idees per al teu esdeveniment i després et posis a això buscant els millors preus i productes. 

Consell: Si tens un any per a organitzar el teu esdeveniment, pots trobar articles més econòmics en portals de venda internacionals. A més de no tenir despeses d'enviament.

Us deixem un calendari de timings perquè el vostre esdeveniment sigui perfecte:


1 any abans: BrainStorming d'idees per a l'esdeveniment: tenir l'objectiu clar. Poden sorgir més idees durant l'organització.

10 mesos abans: Tenir clara la localització. Cerca dels productes necessaris per a l'organització de l'esdeveniment o l'esdeveniment en si. Si el teu esdeveniment necessita enviar invitacions, és el moment de fer el seu disseny i manar a impressió.

8 mesos abans: Compra del material necessari per a l'esdeveniment. Crea una check list de tot el que necessitaràs. Si el teu esdeveniment necessita servei de catering, és el moment de començar a demanar pressupost i avaluar les opcions. Hi ha molts elements que no són necessaris comprar, en la nostra web trobaràs opcions de lloguer de tota mena de material, des de les culleretes del cafè fins als altaveus. Si el teu esdeveniment necessita algun tipus d'animació o servei, com pot ser l'animació infantil, la presència d'actors o personalitats d'interès, serà vital que comencis a gestionar-ho.

6 mesos abans: Has de confirmar el nombre d'assistents, a més has de tenir el servei d'àpats tancat, amb totes les opcions dietètiques acordades i el menú definitiu. Aquest moment és crucial si necessites de la presència de personalitats, ja hauries de tenir la confirmació i assegurar-te que t'ofereixen un pla B per si alguna cosa falla. En la nostra web trobaràs serveis d'animació de tota mena i, atès que la nostra cartera és molt gran, mai et quedaràs sense pla. 

4 mesos abans: Si tot ha anat sobre la marxa, en aquest mes podràs relaxar-te. Segurament comencin a arribar els teus productes o detalls triats. Si el teu esdeveniment necessita algun tipus de transport, és el moment de tancar amb la companyia que millor preu t'ofereixi. 

2 mesos abans: Ja ho tens tot llest? En aquest mes et recomanem que et creïs un calendari amb totes les hores i accions del teu esdeveniment. És important tenir clares les hores a les quals arribaran els teus proveïdors i fer una versió realista del que pots trigar en el muntatge de tots els detalls. També hauràs de tenir en compte el desmuntatge, si es requerís i el temps que trigaràs a recollir tot el material. En aquest moment és quan has de tenir molt clar qui et va ajudar en cada tasca, i informar la persona, d'aquesta manera tot serà més efectiu i completat de forma més ràpida. Si tens dubtes sobre quan triguen els proveïdors a realitzar la seva activitat, informa't bé i afegeix 30 min extra per contratemps que puguin succeir.

1 mes abans: És moment de recordar i fer comprovacions. Et recomanem que tinguis un llistat amb totes les persones/empreses amb les quals has contactat i els pressupostos finals. Enviar un mail recordatori o efectuar una trucada per a assegurar-se dels horaris pactats, el material acordat i el preu, t'ajudarà a estar 100% segur que el teu esdeveniment serà un èxit. 

 

Ja ho tens tot perquè el teu esdeveniment sigui inoblidable, recorda que pots trobar tot el que necessitis per al teu esdeveniment en la nostra web, no oblidis llegir sobre factors bàsics a tenir en compte per a l'organització del teu esdeveniment.