fbpx Com organitzar un esdeveniment - Factors bàsics a tenir en compte: Època de l'any, durada i públic. | Agrupació A.M.I.C.S. Vés al contingut
Com organitzar un esdeveniment - Factors bàsics a tenir en compte: Època de l'any, durada i públic.
Posted: September 27, 2019 By: amics Categories:  Esdeveniments realitzats Comentari:  0

El teu esdeveniment serà tot un éxit, ho sabem, però abans has de saber tres factors bàsics per a garantir-ho. L'època de l'any, la durada de l'esdeveniment i el teu públic, marcaran les activitats que realitzar; però no oblidis que abans d'organitzar un esdeveniment has de tenir clar l'objectiu i el temps de preparació, en el nostre post podràs trobar un calendari que t'ajudarà a definir més aquests conceptes.

Època de l'any: Hi ha molts factors a tenir en compte amb l'època de l'any i, sobretot, tenir sempre una opció alternativa per si a la mare naturalesa li ve de gust canviar el seu parer. Coses que se t'havien passat per alt en pensar en el teu esdeveniment:

Hivern: Fred polar i possibilitat de pluges. Hauràs de tenir sempre en compte la climatització de l'esdeveniment; si els teus convidats passen fred poden tenir una mala experiència. Proveir sempre amb calefacció per a tot el personal. Si el teu esdeveniment és en exterior i assegut, hauràs de posar mantes. Una altra acció que funciona, és repartir jaquetes o polars entre els assistents. Assegura't que tots els accessos pels quals passi la gent no tinguin risc de gelades per a evitar lliscaments. Si l'esdeveniment es realitza en interior, serà molt positiu poder oferir un servei de guardarroba per a deixar les jaquetes i abrics.

Tardor: Possibilitat de pluja i vent. En aquestes ocasions no recomanem l'ús de banderoles o fanalets en l'exterior, tampoc la presència de res que contingui foc o flama. Si el teu esdeveniment és en exterior assegurar-te que els elements no tinguin possibilitat de sortir volant, reforça les carpes i mantingues els materials ben assegurats. En aquests casos sempre recomanem usar equips de so que siguin resistents a l'aigua. Hauràs de tenir els accessos preparats per si plou, lliurar paraigües en aquestes ocasions pot ser un gran detall.

Primavera: O sol o pluja. Si l'esdeveniment es desenvolupa a la primavera, un gran detall serà lliurar chals o jaquetes fines per a evitar el canvi de temperatura del matí a la nit. Si l'esdeveniment es realitza en exterior cal tenir en compte l'al·lèrgia al pol·len de molts assistents, recomanem lliurar mocadors per als convidats. Pots tenir a mà impermeables d'usar i tirar per als teus assistents, en cas de pluja de primavera.

Estiu: Xafogor i possibilitat de pluja torrencial. Els esdeveniments d'estiu, a diferència del que pugui semblar, són els més perillosos. Assegura't que els teus convidats sempre tinguin aigua disponible, si pot ser, evita el seu pagament si és en barra i contracta a un azafato/hostessa perquè proporcioni gots entre tots els assistents. També serà de grat regalar ventalls per a evitar la calor. En aquests casos hauràs de procurar tenir un bon servei de vestuari perquè els abrics/americanes dels teus assistents es trobin segurs en el que dura l'esdeveniment. Si el teu esdeveniment té activitats amb aigua, assegura poder proveir al teu públic amb tovalloles, tot i que hagis informat, pot ser que alguns s'hagin oblidat. Per contra, en el cas que ocorri una pluja torrencial, hauràs de tenir una opció B a la qual acudir (molt important en el moment de tancar la localització de l'esdeveniment).

 

Durada: Des d'esdeveniments d'unes poques hores, fins a esdeveniments setmanals, hem de tenir en compte que la durada abasta molt més del propi esdeveniment. Hauràs de tenir una visió realista dels temps perquè no hi hagi cap imprevist. Si ja has llegit sobre els timings de preparació d'un esdeveniment, sabràs que deixar les coses per a última hora pot fer-te gastar més diners i pot produir errors en el pla. Segons les necessitats de material i preparació que necessiti el teu esdeveniment serà necessari un horari o un altre; en aquest cas et parlarem de la importància de la durada d'un esdeveniment des del moment que se cita als convidats.

Cal ser previsor i saber que sempre existirà gent molt puntual, puntual i impuntual. Si el teu esdeveniment es realitza en una zona de difícil aparcament o de difícil accés hauràs de recordar als convidats que han de venir abans de l'hora prevista per aquest motiu, a més et recomanem que comptis amb un marge entre 30 min i 45 minabans de començar. Si el teu esdeveniment compta amb una zona de bon aparcament hauràs de comptar amb algun entreteniment per als primers convidats. Un aperitiu, una primera copa, fullets explicatius, una galeria d'imatges… Són bones opcions per a entretenir a aquells que arriben amb temps.

El menjar sempre és un factor molt important, independentment de l'esdeveniment que es tracti. A continuació et deixem un calendari de menjars que hauria de cobrir el teu esdeveniment segons la seva durada: 

  • Menys de 2 hores: Breu aperitiu després de l'esdeveniment amb una beguda aproximada per persona.
  • Entre 2:30h i 4:30h: Barra de begudes abans de l'esdeveniment i aperitiu/cocktail.
  • Entre 5 hores i 8 hores: Cafè, barra de begudes, aperitiu/cocktail i servei d'àpats fred i calent.
  • Més de 8 hores: Els esdeveniments de més de 8 hores seguides hauran de comptar amb bufet d'aperitius, servei d'àpats fred i calent i un espai reservat per a menjar en taula.

 

Finalment i no menys important, haurem de tenir en compte que un esdeveniment no acaba en si quan acaba. Caldrà tenir planificades les hores de recollida del material i de les gestions pertinents. Haurem de tenir en compte que els convidats poden trigar fins a 1 hora a sortir de l'espai concretat, així doncs, haurem de tenir en compte aquest temps perquè equips de desmuntatge i convidats no es trobin i, sobretot, perquè els teus assistents no sentin que els estàs fent fora. El fermall final d'un esdeveniment és bàsic per a fer que l'experiència sigui realment inoblidable.

Públic: El més important en un esdeveniment: el públic. Més enllà de comptar amb els participants de l'esdeveniment, haurem de comptar amb les seves característiques i necessitats.

Per exemple, si el nostre esdeveniment va dirigit a un públic adult i requerim de tota la seva atenció, serà vital comptar amb un servei d'animació infantil que pugui entretenir als més petits durant la jornada. Si el nostre públic té més de 50 anys, agrairà la presència de cadires i lloc en el qual asseure's. Si per contra, treballem amb nens o amb adolescents, haurem de realitzar jornades més breus amb descansos i espais de recompensa. Per exemple, si organitzem una xerrada per a joves entre 13 i 16 anys, haurem d'apostar per regalar-los algun record electrònic o que els pugui servir, així com finalitzar la jornada amb una activitat pràctica que els impliqui.

En el moment de triar els presents que faràs amb el públic, és important tenir en compte les activitats posteriors i la facilitat que tindran els convidats de guardar els seus objectes. Et recomanem fer els regals en acabar l'esdeveniment perquè puguin tenir-los i anar-se. Després d'aquests consells esperem que et sentis més segurx a l'hora de preparar el teu esdeveniment.

Recorda que pots comptar amb nosaltres per a qualsevol tipus de material o servei d'animació o perquè t'ajudem en la gestió del teu esdeveniment.

Què t'ha semblat el nostre post? Esperem que t'hagi servit d'ajuda, explica'ns la teva experiència en xarxes socials.