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Cómo organizar un evento - Factores a tener en cuenta: Objetivo y tiempo de preparación.

Cómo organizar un evento - Factores a tener en cuenta: Objetivo y tiempo de preparación.
Posted: September 12, 2019 By: amics Categories:  Eventos Realizados Comentario:  0

Cada vez es más frecuente organizar eventos propios sin la necesidad de terceros. Gracias a Internet, hoy en día, puedes encontrar todo lo que necesitas para que tu evento sea todo un éxito y, además, contrastar distintos presupuestos ahorrándote los costes de gestión. 

Nosotros somos uno de esos portales en los que puedes encontrar todo lo necesario para que cualquier evento salga a la perfección; en este post encontrarás todo lo que debes saber para organizar un evento de éxito. 

Los principales factores a tener en cuenta al organizar un evento son: Objetivo, tiempo de preparación, época del año, duración y público. En este post encontrarás definidos los dos primeros elementos, también puedes leer los factores tener en cuenta para la organización de un evento según estación y publico.

Empecemos por el objetivo. Si tu evento es una boda o un cumpleaños, el objetivo está claro: Hacer disfrutar al público, no obstante, para elegir bien las acciones que se llevarán a cabo, deberás definir un objetivo (o dos) que sean el eje central del evento. 

Por ejemplo: Si quieres que tu boda sea de aquellas inolvidables en las que todo el mundo se lleve un bonito recuerdo tu objetivo será conseguir la máxima implicación por parte de los asistentes; en estos casos te recomendamos realizar 3 o 4 actividades en las que el público deba interaccionar con un elemento: esto puede ser un árbol de huellas, un cuaderno de recuerdos, un álbum de fotos instantáneas… 

Si, por el contrario,  buscas hacer de tu boda una macrofiesta dónde todos los asistentes se dejen la piel; tu objetivo será: Hacer que el mayor número de gente se una a la pista. Para ello será imprescindible una buena elección de la música, los sistemas de sonido, incluso la presencia de algún actor o speaker que anime al personal. 

Tiempo de preparación: El factor más relevante para que un evento salga a la perfección. Los eventos que se organizan con más de un año de preparación siempre tienen mejores garantías de éxito, además de conseguir mejores precios, si tienes una fecha clara lo mejor es que comiences por hacer un brainstorming de ideas para tu evento y después te pongas a ello buscando los mejores precios y productos. 

Consejo: Si tienes un año para organizar tu evento, puedes encontrar artículos más económicos en portales de venta internacionales. Además de no tener gastos de envío.

Os dejamos un calendario de timings para que vuestro evento sea perfecto:


1 año antes: BrainStorming de ideas para el evento: tener el objetivo claro. Pueden surgir más ideas durante la organización.

10 meses antes: Tener clara la localización. Búsqueda de los productos necesarios para la organización del evento o el evento en sí. Si tu evento necesita enviar invitaciones, es el momento de hacer su diseño y mandar a impresión.

8 meses antes: Compra del material necesario para el evento. Crea una check list de todo lo que vas a necesitar. Si tu evento necesita catering, es el momento de empezar a pedir presupuesto y evaluar las opciones. Hay muchos elementos que no son necesarios comprar, en nuestra web encontrarás opciones de alquiler de todo tipo de material, desde las cucharillas del café hasta los altavoces. Si tu evento necesita algún tipo de animación o servicio, como puede ser la animación infantil, la presencia de actores o personalidades de interés, será vital que comiences a gestionarlo.

6 meses antes: Debes confirmar el número de asistentes, además debes tener el catering cerrado, con todas las opciones dietéticas acordadas y el menú definitivo.Este momento es crucial si necesitas de la presencia de personalidades, ya deberías tener la confirmación y asegurarte que te ofrecen un plan B por si algo falla. En nuestra web encontrarás servicios de animación de todo tipo y, dado que nuestra cartera es muy grande, nunca te quedarás sin plan. 

4 meses antes: Si todo ha ido sobre la marcha, en este mes podrás relajarte. Seguramente comiencen a llegar tus productos o detalles escogidos. Si tu evento necesita algún tipo de transporte, es el momento de cerrar con la compañía que mejor precio te ofrezca. 

2 meses antes: ¿Ya lo tienes todo listo? En este mes te recomendamos que te crees un calendario con todas las horas y acciones de tu evento. Es importante tener claras las horas a las que van a llegar tus proveedores y hacer una versión realista de lo que puedes tardar en el montaje de todos los detalles. También deberás tener en cuenta el desmontaje, si se requiriera y el tiempo que vas a tardar en recoger todo el material. En este momento es cuando debes tener muy claro quien te va ayudar en cada tarea, e informar a la persona, de esta manera todo será más efectivo y completado de forma más rápida. Si tienes dudas sobre cuando tardan los proveedores a realizar su actividad, infórmate bien y añade 30 min extra por percances que puedan suceder.

1 mes antes: Es momento de recordar y hacer comprobaciones. Te recomendamos que tengas un listado con todas las personas/empresas con las que has contactado y los presupuestos finales. Enviar un mail recordatorio o efectuar una llamada para asegurarse de los horarios pactados, el material acordado y el precio, te ayudará a estar 100% seguro que tu evento será un éxito. 


Ya lo tienes todo para que tu evento sea inolvidable, recuerda que puedes encontrar todo lo que necesites para tu evento en nuestra web, no olvides leer sobre factores básicos a tener en cuenta para la organización de tu evento.