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Cómo organizar un evento - Factores básicos a tener en cuenta: Época del año, duración y público.

 Cómo organizar un evento - Factores básicos a tener en cuenta: Época del año, duración y público.
Posted: September 27, 2019 By: amics Categories:  Eventos Realizados Comentario:  0

Tu evento va a ser un exitazo, lo sabemos, pero antes debes saber tres factores básicos para garantizarlo. La época del año, la duración del evento y tu público, marcarán las actividades que realizar; pero no olvides que antes de organizar un evento debes tener claro el objetivo y el tiempo de preparación, en nuestro post podrás encontrar un calendario que te ayudará a definir más estos conceptos.

Época del año: Hay muchos factores a tener en cuenta con la época del año y, sobretodo, tener siempre una opción alternativa por si a la madre naturaleza le apetece cambiar su parecer. Cosas que se te habían pasado por alto al pensar en tu evento:

Invierno: Frío polar y posibilidad de lluvias. Deberás tener siempre en cuenta la climatización del evento; si tus invitados pasan frío pueden tener una mala experiencia. Abastecer siempre con calefacción para todo el personal. Si tu evento es en exterior y sentado, deberás poner mantas. Otra acción que funciona, es repartir chaquetas o polares entre los asistentes. Asegúrate que todos los accesos por los que pase la gente no tengan riesgo de heladas para evitar deslizamientos. Si el evento se realiza en interior, será muy positivo poder ofrecer un servicio de guardarropía para dejar las chaquetas y abrigos.

Otoño: Posibilidad de lluvia y viento. En estas ocasiones no recomendamos el uso de banderolas o farolillos en el exterior, tampoco la presencia de nada que contenga fuego o llama. Si tu evento es en exterior asegurarte de que los elementos no tengan posibilidad de salir volando, refuerza las carpas y mantén los materiales bien asegurados. En estos casos siempre recomendamos usar equipos de sonido que sean resistentes al agua. Deberás tener los accesos preparados por si llueve, entregar paraguas en estas ocasiones puede ser un gran detalle.

Primavera: O sol o lluvia. Si el evento se desarrolla en primavera, un gran detalle será entregar rebecas o chaquetas finas para evitar el cambio de temperatura de la mañana a la noche. Si el evento se realiza en exterior hay que tener en cuenta la alergia al polen de muchos asistentes, recomendamos entregar pañuelos para los invitados. Puedes tener a mano chubasqueros de usar y tirar para tus asistentes, en caso de lluvia de primavera.

Verano: Bochorno y posibilidad de lluvia torrencial. Los eventos de verano, a diferencia de lo que pueda parecer, son los más peligrosos. Asegúrate que tus invitados siempre tengan agua disponible, si puede ser, evita su pago si es en barra y contrata a un azafato/azafata para que proporcione vasos entre todos los asistentes. También será de agrado regalar abanicos para evitar el calor. En estos casos deberás procurar tener un buen servicio de guardarropía para que los abrigos/americanas de tus asistentes se encuentren seguros en lo que dura el evento. Si tu evento tiene actividades con agua, asegura poder abastecer a tu público con toallas, a pesar de que lo hayas informado, puede que algunos se hayan olvidado. Por el contrario, en el caso de que ocurra una lluvia torrencial, deberás tener una opción B a la que acudir (muy importante en el momento de cerrar la localización del evento).

 

Duración: Desde eventos de unas pocas horas, hasta eventos semanales, debemos tener en cuenta que la duración abarca mucho más del propio evento. Deberás tener una visión realista de los tiempos para que no haya ningún imprevisto. Si ya has leído sobre los timings de preparación de un evento, sabrás que dejar las cosas para última hora puede hacerte gastar más dinero y puede producir errores en el plan. Según las necesidades de material y preparación que necesite tu evento será necesario un horario u otro; en este caso vamos a hablarte de la importancia de la duración de un evento desde el momento que se cita a los invitados.

Hay que ser previsor y saber que siempre existirá gente muy puntual, puntual e impuntual. Si tu evento se realiza en una zona de difícil aparcamiento o de difícil acceso deberás recordar a los invitados que deben venir antes de la hora prevista por dicho motivo, además te recomendamos que cuentes con un margen entre 30 min y 45 min antes de empezar. Si tu evento cuenta con una zona de buen aparcamiento deberás contar con algún entretenimiento para los primeros invitados. Un aperitivo, una primera copa, folletos explicativos, una galería de imágenes… Son buenas opciones para entretener a aquellos que llegan con tiempo.

La comida siempre es un factor muy importante, independientemente del evento que se trate. A continuación te dejamos un calendario de comidas que tendría que cubrir tu evento según su duración: 

  • Menos de 2 horas: Breve aperitivo tras el evento con una bebida aproximada por persona.
  • Entre 2:30h y 4:30h: Barra de bebidas antes del evento y aperitivo/cocktail.
  • Entre 5 horas y 8 horas: Café, barra de bebidas, aperitivo/cocktail y catering frío y caliente.
  • Más de 8 horas: Los eventos de más de 8 horas seguidas deberán contar con bufé de aperitivos, catering frío y caliente y un espacio reservado para comer en mesa.

Por último y no menos importante, deberemos tener en cuenta que un evento no acaba en si cuando termina. Habrá que tener planificadas las horas de recogida del material y de las gestiones pertinentes. Deberemos tener en cuenta que los invitados pueden tardar hasta 1 hora en salir del espacio concretado, así pues, deberemos tener en cuenta ese tiempo para que equipos de desmontaje e invitados no se encuentren y, sobretodo, para que tus asistentes no sientan que los estás hechando. El broche final de un evento es básico para hacer que la experiencia sea realmente inolvidable.

Público: Lo más importante en un evento: el público. Más allá de contar con los participantes del evento, deberemos contar con sus características y necesidades.

Por ejemplo, si nuestro evento va dirigido a un público adulto y requerimos de toda su atención, será vital contar con un servicio de animación infantil que pueda entretener a los más pequeños durante la jornada. Si nuestro público tiene más de 50 años, agradecerá la presencia de sillas y sitio en el que sentarse. Si por el contrario, trabajamos con niños o con adolescentes, deberemos realizar jornadas más breves con descansos y espacios de recompensa. Por ejemplo, si organizamos una charla para jóvenes entre 13 y 16 años, deberemos apostar por regalarles algún recuerdo electrónico o que les pueda servir, así como finalizar la jornada con una actividad práctica que les implique.

En el momento de escoger los presentes que harás con el público, es importante tener en cuenta las actividades posteriores y la facilidad que van a tener los invitados de guardar sus objetos. Te recomendamos hacer los regalos al acabar el evento para que puedan tenerlos e irse. Después de estos consejos esperamos que te sientas más segurx a la hora de preparar tu evento.

Recuerda que puedes contar con nosotros para cualquier tipo de material o servicio de animación o para que te ayudemos en la gestión de tu evento. 

 

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